La bonne maîtrise du reporting et du management de projet est un critère essentiel pour conduire avec succès une opération et recevoir l’intégralité de l’aide attendue. Reporting, Marchés publics, Communication, Certification de dépenses, Evaluation, Contrôles : autant de paramètres à intégrer dès le démarrage du projet.
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Mettre en place rapidement les outils de reporting administratif et financier
Welcomeurope vous propose un accompagnement personnalisé pour :
- créer et mettre en place les outils permettant un suivi financier rigoureux de vos projets,
- anticiper la préparation des livrables,
- élaborer des procédures internes en adéquation avec les obligations imposées par le financeur public.
Ceci facilite et sécurise, par la suite, la formalisation des rapports d’exécution dont la validation déclenchera les paiements.
Nous menons ces travaux aux côtés du chef de file et de ses partenaires afin d’assurer que tous utilisent les bons référentiels de suivi. Après la mise en place des outils et la formation des équipes de projet, nous proposons des rendez-vous réguliers afin de s’assurer de la bonne traçabilité des dépenses. Le cas échéant, nous proposons des mesures correctives, dans les délais impartis.
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Manager le projet et gérer son partenariat
La réussite des projets européens repose aussi en grande partie sur le coordinateur/chef de file qui doit impliquer l’ensemble de ses partenaires pendant plusieurs années. Welcomeurope est mobilisé pour :
- Mettre en place des outils de travail collaboratifs adaptés
- Gérer le calendrier des activités et des livrables attendus
- Proposer des solutions de résolution de conflits pouvant survenir entre partenaires et/ou avec le bailleur
- Accompagner les demandes d’avenant à la convention de subvention le cas échéant
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Communiquer sur le projet et diffuser ses résultats
Vous êtes engagés à respecter les obligations de publicité et de communication sur le projet. Les logos de l’organisation et du programme qui vous soutiennent manquent sur un de vos supports ? L’aide sera immédiatement requalifiée. Il s’agit ici de définir le plan de communication optimal valorisant le projet et le soutien du financeur.
Vous devez en outre définir une véritable stratégie de diffusion / dissémination / exploitation des résultats afin d’assurer :
- leur valorisation par l’ensemble de votre chaîne de valeur ;
- le rayonnement le plus large possible de votre projet.
Nous vous accompagnons pour définir et formaliser ces deux axes, dont la qualité est déterminante pour la sélection de votre candidature à un financement public.